Werken als zzp’er
Werken als zzp’er, betekent dat je werkt als een zelfstandig ondernemer. Dat betekent dat je de basisvoorzieningen voor je werk zelf op orde moet hebben. De Belastingdienst kijkt hier kritisch naar. Hoe meer je zelfvoorzienend bent, hoe sterker je ondernemerschap overkomt. Als je hierin tekortschiet, loop je het risico dat je als ‘schijnzelfstandige’ wordt gezien – en dat kan fiscale gevolgen hebben. Maar wat zijn deze basisvoorzieningen als ondernemer precies en waar zal je allemaal op moeten letten?
Wat heb je als zzp’er nodig?
De exacte basisvoorzieningen hangen natuurlijk af van je vakgebied. Een zzp’er in de bouw heeft andere benodigdheden dan een ICT-specialist. Toch zijn er een aantal algemene zaken die elke ondernemer geregeld moet hebben:
- Een passend vervoermiddel – Denk aan een bestelbus voor een klusser of een laptop en OV-kaart voor een consultant. Als zelfstandig ondernemer zal je voor je eigen vervoer moeten zorgen. Word je iedere ochtend opgehaald om bijvoorbeeld naar een klus te gaan, dan kan dit voor de fiscus al een criteria zijn voor een dienstbetrekking/arbeidsovereenkomst. Dat je dit binnen één dag niet geregeld hebt is ook voor de fiscus begrijpelijk. Maar zorg er wel zo snel mogelijk voor dat dit goed geregeld is.
- Eigen communicatiemiddelen – Een zakelijk telefoonnummer en e-mailadres laten zien dat je professioneel werkt. Werk je nu vanuit een email-adres vanuit jouw opdrachtgever, dan kan dit een criterium zijn voor een dienstbetrekking. Als je echt vanuit deze email adressen moet werken zorg er dan voor dat je gebruik maakt van een aliasvermelding naar jouw bedrijfsmail. (opdrachtgevermail à jouw mailadres) of een doorstuurfunctie die de mails vanuit dit email adres naar jouw eigen bedrijfsmailadres doorgestuurd wordt.
- Gereedschappen of apparatuur – Van handgereedschap in de bouw tot softwarelicenties voor in de ICT of architectenwerk, dit is natuurlijk afhankelijk van je branche. Als je bepaalde licenties voor software niet zelf kan inkopen, zorg er dan voor dat je jouw gebruikersdeel ervoor betaald, dit kan je het beste bespreken met jouw opdrachtgever.
- Bedrijfskleding en veiligheidsmiddelen – Denk aan werkschoenen voor een schilder of een ergonomische bureaustoel voor een tekstschrijver.
- verzekeringen – Aansprakelijkheid en arbeidsongeschiktheid zijn belangrijke risico’s om af te dekken.
Moet je echt overal zelf in investeren?
Nee gelukkig niet! Sommige materialen zijn gewoonweg te groot om als zzp’er zelf in te investeren.
Zoals grote machines, grote hoeveelheden of materialen. Hoe kan je dit het beste regelen zodat je niet meteen in het criterium komt van ‘dienstbetrekking/arbeidsovereenkomst?’:
- Hoeveelheden overkopen – Ben je bijvoorbeeld schilder, dan kan je berekenen hoeveel verf je voor een project nodig hebt en dit “overkopen” van de opdrachtgever. Deze investering kan je doorberekenen in jouw aanneemprijs of na de opdracht de hoeveelheid berekenen en het bedrag terugstorten. Laat in ieder geval zien hoe je dit samen berekent in de overeenkomst, zodat dit ook kan worden aangetoond bij een controle.
- Materieel huren – Groot materiaal zoals machines of steigers zijn flinke investeringen en kunnen dus hoog in de kosten jagen. Maar hoe toon je aan dat je dit niet hebt geleend, maar echt hebt gehuurd van jouw opdrachtgever? Dit wordt vaak in de opdrachtomschrijving beschreven of het is schriftelijk overeengekomen in de offerte. Als het maar ergens op papier staat dat jij als zzp’er het materieel gehuurd hebt.
Voorkom problemen, regel het op tijd
Als je niet in je eigen basisvoorzieningen hebt geïnvesteerd, kan dat een teken zijn van schijnzelfstandigheid. Dit wil je voorkomen, zowel voor de fiscus als voor jezelf als ondernemer. Zorg er daarom voor dat je deze zaken vanaf het begin goed regelt. Zo laat je zien dat je een echte professional bent en kun je zonder zorgen ondernemen.
Heb je vragen over hoe je dit het beste kunt aanpakken? Neem gerust contact met ons op!
Ondernemerschap aan zzp’ers toevoegen bij uitbesteding werk.
Zoals we in onze vorige berichten al duidelijk hebben gemaakt is het van groot belang dat de zzp‘er zoveel mogelijk echt als ondernemer functioneert met de daarbij behorende verantwoordelijkheden.
Bij het uitbesteden van werk aan de zzp’er dienen we uit te gaan dat zij het werk uitvoeren met hun eigen basisvoorzieningen zoals in ons vorige bericht vermeld. Daarnaast is het verstandig om de zzp’ers meer projectmatige zaken te laten regelen.
- Wat zijn voorbeelden van projectmatige zaken:
- Het huren van materieel t.b.v. het project (bijvoorbeeld hoogwerkers, stijgers e.d.)
- Verbruiksmaterialen (bevestigingsmaterialen in de bouw, olie bij fysio etc.)
- Voor de projecten ver weg hun eigen verblijf/hotelovernachtingen laten regelen
- Het huren van een werkplek (bijvoorbeeld bij ICT- of administratieve projecten)
- Garantietermijn op uitgevoerde werkzaamheden
Hoe meer van dit soort projectmatige zaken als verantwoording bij de zzp’er liggen, waardoor duidelijk ondernemersrisico wordt door hen wordt genomen, des te kleiner is de kans dat de fiscus de het aanmerkt als schijnzelfstandigheid.
Geen gezagsverhouding!
Dit is voor organisaties wel de grootste uitdaging als het gaat over het werken met zzp’ers. Gezagsverhouding, het zwaarstwegende punt bij de fiscus als het gaat om een kenmerk van ‘schijnzelfstandigheid’, is een moeilijk beheersbaar punt omdat we van nature binnen een organisatie gewend zijn om ‘aan te sturen’. En een zzp’er mag nu eenmaal niet aangestuurd worden, op generlei manier.
Waar moet je als zzp’er én opdrachtgever o.a. op letten:
- Maak van tevoren een goede opdrachtomschrijving met hierin de juiste informatie over de uitvoering van het werk, voorwaarden en het gewenste eindresultaat;
- Leg de opdracht vast in een juiste Overeenkomst van Opdracht (Lees nr. 4 van deze serie);
- Laat de zzp’er de opdracht volgens de in de OvO overeengekomen vrijheden uitvoeren;
- Benoem geen ‘Leidinggevende/chef/projectmanager etc.’ voor de uitbesteedde opdracht;
- Indien een project over meerdere deelopdrachten bij verschillende opdrachtnemers is verdeeld, spreek dan goed af dat er geen sprake is dat één ervan de leiding heeft of neemt. Iedere zzp’er is zelf verantwoordelijk voor de invulling van de uitvoering van zijn deelopdracht;
- Zorg dat elke (vermeende) vorm van gezagsverhouding vermeden wordt;
- Leg in een procesomschrijving vast hoe je als opdrachtgever met zzp’ers werkt.
Best veel gedoe die wet DBA…
Het werken als zzp’er is door de zzp-wet complexer geworden per 2025. Toch kunnen we de zzp’ers niet meer wegdenken binnen onze bedrijven/organisaties. Al is het alleen al omdat het werk moet worden uitgevoerd. Doe je dit niet of niet op de juiste manier, dan kan je vanuit de fiscus te maken krijgen met Naheffingen en Boetes. En dat kan flink oplopen tot bijna 50% van de premies die je bij schijnzelfstandigheid zal moeten betalen.
Maar wij zien op termijn ook positieve mogelijkheden van deze ontwikkelingen. Er zullen mogelijkheden ontstaan waardoor er voldoende baten tegenover de gemaakte kosten in samenwerkingen met zzp’ers kunnen worden gegenereerd.