Zzp overeenkomst: Waar moet je op letten?
Een zzp overeenkomst wordt ook wel een zzp contract genoemd. Alle afspraken en overeenkomsten tussen de opdrachtgever en de zzp’er worden hierop schriftelijk op papier gezet. Naast de praktijk is een samenwerkingscontract (ofwel een zzp overeenkomst) één van de belangrijkste onderdelen/ criterium waar de fiscus op gaat controleren. Daarnaast moet het contract en de praktijk ook overeenkomen. Maar hoe leg je een samenwerking tussen zzp’er en opdrachtgever nu schriftelijk correct vast?
Waarom is een goede vastlegging van zzp overeenkomsten cruciaal?
Wanneer je werk uitbesteedt aan een zzp’er, is het belangrijk om dit schriftelijk op een correcte vast te leggen. Niet alleen om misverstanden te voorkomen, maar ook omdat de belastingdienst moet kunnen controleren hoe de samenwerking verloopt, daarbij toetsen ze hoe de opdracht op papier is opgeschreven en hoe dit in de praktijk wordt uitgevoerd. Daarbij voorkomt een heldere administratie vanaf het begin tot het einde van een project problemen en zorgt voor duidelijkheid voor alle partijen.
Maar wat heb je hiervoor nodig?
Een duidelijke opdrachtomschrijving
Zorg ervoor dat de werkzaamheden die worden uitbesteed concreet zijn omschreven. Dit helpt zowel de opdrachtgever als de zzp’er om verwachtingen helder te houden. Deze opdrachtomschrijving heeft een duidelijke ‘kop en staart’, ofwel een start en einde, nodig.
Tip van DoenersConnect
Wij adviseren onze klanten om een opdrachtomschrijving zo duidelijk, maar bondig mogelijk te maken. Dit kan bijvoorbeeld door geen gehele alinea’s vol te schrijven, maar alle belangrijke informatie met bulletpoints onder elkaar te zetten. Zo blijft de opdrachtomschrijving overzichtelijk. (Dit scheelt ook weer tijd voor de fiscus, een win-win dus.)
Een wettelijk correcte Overeenkomst van Opdracht (OvO)
- In deze overeenkomst leg je minimaal de volgende punten vast:
- De opdrachtomschrijving, de afgesproken prijs en de condities;
- De branche waarin het werk wordt uitgevoerd;
- Dat er géén sprake is van een dienstbetrekking;
- Dat de zzp’er verantwoordelijk is voor de uitvoering van het werk en zelf bepaalt hoe en wanneer hij of zij dit doet, zonder toezicht of leiding van de opdrachtgever;
- Dat de zzp’er zich mag laten vervangen door een ander.
Een correcte facturatie
De facturen – of deelfacturen – moeten aansluiten op de gegevens in de OvO en correct worden gericht aan de opdrachtgever.
Door deze zaken goed op orde te hebben, voorkom je niet alleen administratieve risico’s, maar zorg je ook voor een professionele en transparante samenwerking met zzp’ers.
Tip van DoenersConnect: Hoe werken onze zzp overeenkomsten?
Wil je hier meer over weten of heb je hulp nodig bij het opstellen van een OvO? Neem gerust contact met ons op!
Ben je een samenwerking met ons aangegaan? Dan leggen wij iedere opdracht vast met een zzp overeenkomst. Zo kunnen jij en je zzp’er met een gerust hart samenwerken. Wij zorgen niet alleen voor de juiste contracten. Maar zorgen ook, met onze full-service, ervoor dat jij en de zzp’er ook zo in de praktijk gaan werken. Wij geven je advies hoe je veiliger kan werken en begeleiden ook de zzp’er om als echte zelfstandig ondernemer aan het werk te gaan.
Hoe dat precies werkt lees je hier.
Waar moet een opdrachtomschrijving aan voldoen?
Naast dat er een zzp overeenkomst moet worden gemaakt, wordt er ook per project (of groepering daarvan) een opdrachtomschrijving gemaakt. Deze omschrijving dient aan de volgende eisten te voldoen:
- Een opdrachtomschrijving dient helder en concreet te zijn;
- Wat moet er precies gedaan worden
- Wat voor persoon zoek je voor deze opdracht
- Van een kop- en een staart te zijn voorzien;
- Wanneer is de start van de opdracht
- Wanneer is de deadline van de opdracht
- Wie levert wat;
- Zorgt de opdrachtgever voor het materiaal of koopt de zzp’er dat zelf in
- Zorgt de zzp’er voor eigen gereedschappen en vervoer
- Wie zorgt er voor eventuele overnachtingen indien van toepassing.
- Er moet duidelijk uit blijken wat als eindresultaat wordt verwacht;
- Uit de info van de omschrijving dient een prijs berekend kunnen worden;
“Kan een opdracht ook aan meerdere zzp’ers worden uitbesteed, omdat het project bijvoorbeeld te groot is of dat het binnen een beperkt uitvoeringstermijn moet worden uitgevoerd?”
Ja, dat kan. Hierbij is wel van belang dat de opdracht in deelopdrachten wordt uitbesteed waarbij samengewerkt wordt zonder dat er sprake is van onderlinge gezagsverhouding. Zowel uit de opdrachtomschrijving als uit de afgesloten OvO’s moet dit duidelijk en ondubbelzinnig interpreteerbaar blijken.
Sla de zzp overeenkomsten en opdrachtomschrijvingen goed op.
Naast een juiste zzp overeenkomst, opdrachtbeschrijving en op de juiste manier samenwerken is het belangrijk dat alle zzp-gerelateerde zaken goed vastleggen in dossiers, ofwel dossiervorming. Bij een boekencontrole zal gevraagd worden naar de werkwijze met zzp’ers. Als deze werkwijze wettelijk correct bevonden wordt dient deze aangetoond te worden met de geregistreerde documenten.
Wat moet minimaal in de dossiers worden opgenomen:
- De gegevens van alle zzp’ers waaraan projecten zijn aangeboden;
- Wie heeft welke opdracht aangenomen.
- Wat is hun primaire kennis en expertise
- Informatie over hun eigen bedrijf zoals KvK nummer, ect.
- De afgesloten Overeenkomsten van Opdracht per zzp’er;
- Wie heeft welke overeenkomsten
- De facturen van de zzp’ers;
- Alle facturen van iedere zzp’er. Zo zie je meteen als er een nummering verkeerd loopt of hij stuurt een dubbele factuur. Hiermee behoud je het overzicht.
- Alle relevante gegevens waarmee per zzp’er aangetoond kan worden dat deze werkelijk ondernemer is;
- Gegevens als aankoopbewijzen voor gereedschappen
- Huurovereenkomsten voor materieel (vervoer, ladders, steigers, ect.
- Businessplannen, organigrammen, procesbeschrijvingen e.d. van je organisatie waaruit blijkt dat personeel en zzp’ers verschillend worden behandeld.
Het is ook van belang dat de zzp’ers zelf hun dossiers goed bijhouden en dat bij een eventuele controle de dossiers met betrekking tot de uitgevoerde projecten overeenkomen.
Best veel gedoe die wet DBA…
Het werken met zzp’ers is door de zzp-wet complexer geworden per 2025. Toch kunnen we de zzp’ers niet meer wegdenken binnen onze bedrijven/organisaties. Al is het alleen al omdat het werk moet worden uitgevoerd. Doe je dit niet of niet op de juiste manier, dan kan je vanuit de fiscus te maken krijgen met Naheffingen en Boetes. En dat kan flink oplopen tot bijna 50% van de premies die je bij schijnzelfstandigheid zal moeten betalen.
Maar wij zien op termijn ook positieve mogelijkheden van deze ontwikkelingen. Er zullen mogelijkheden ontstaan waardoor er voldoende baten tegenover de gemaakte kosten in samenwerkingen met zzp’ers kunnen worden gegenereerd.